How to: Jour Fixe

Arbeitet man in einem Team zusammen, in dem jeder seinen bestimmten Aufgabenbereich hat, muss es früher oder später Absprachen geben. Alle Abteilungen sind eng miteinander verbunden. Daher sollten aktuelle Standpunkte, Arbeitsfort- oder Rückschritte und zukünftige Geschehnisse oder Veranstaltungen untereinander ausgetauscht werden. Dann ist jeder Mitarbeiter auf dem neusten Stand und kann effizient weiterarbeiten.

Wir halten daher ein wöchentliches Meeting ab. Es trägt den melodischen Titel Jour Fixe oder zu Deutsch „fester Tag“.

Die Aufgabe der Bufdis ist es, alles zu dokumentieren und danach ein Protokoll zu schreiben. Somit hat jeder Mitarbeiter immer einen Überblick, was gesagt wurde. Auch wenn er vielleicht gar nicht bei dem Meeting dabei war.

Zu protokollieren war für mich am Anfang extrem schwer. Besonders, wenn alle durcheinandergeredet haben oder wenn Wörter auftauchten, die ich noch nie in meinem Leben gehört hatte. Deshalb kommen hier ein paar Tipps für dich, liebe/r Nachfolger/in, damit du dich vielleicht etwas leichter in die Prozedur einfinden kannst. Dazu möchte ich anmerken, dass die folgenden Hinweise nicht nur auf das Jour Fixe anwendbar sind, sondern auch auf Vertriebsrunden und Brainstormings, die häufig auch festgehalten werden müssen

1.  Ein Notizbuch anlegen

Es ist natürlich kein Muss, aber mein Notizbuch ist mein wichtigstes Werkzeug bei der Arbeit. Es wird einen gesonderten Beitrag zu meinem kleinen Helfer geben, denn es steckt noch so viel mehr in ihm, als nur Jour Fixe Protokolle.

Doch zurück zum eigentlichen Thema.

Rein theoretisch könnte man alle Protokolle auch auf ein Schmierblatt schreiben, aber dadurch entsteht schnell mal ein haltloses Zettelchaos. Außerdem habe ich festgestellt, dass Besprochenes auch öfter mal in anderen Meetings oder Außenterminen abgerufen werden muss. Daher ist es gut, wenn man das Protokoll der letzten Woche im Notizbuch schnell parat hat und nachschlagen kann.

2. Das Jour Fixe mitschneiden

Am Anfang war das Chaos…in meinem Kopf. Gesagtes ausführlich mitzuschreiben, fiel mir sehr lange sehr schwer. Ich wollte meine Sache gut machen und so viel wie möglich mitschreiben. Meistens stolperte ich aber über Fremdwörter und unbekannte Namen, wusste nie so richtig was gerade das Thema war oder konnte bei dem hohen Tempo nicht schnell genug entscheiden, was nun wichtig oder unwichtig war. Meine Aufzeichnungen waren immer lückenhaft und teilweise konnte ich meine eigene Schrift nicht lesen. Das führte dazu, dass ich beim anschließenden Reinschreiben des Protokolls meistens wichtige Dinge ausließ oder Zusammenhänge verdrehte. Nicht gut.

Meine persönliche Lösung: einfach das Handy als Diktiergerät auf den Tisch legen und alles aufnehmen. Dann bin ich wesentlich entspannter beim Mitschreiben und bin in der Lage, mich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Unbekannte Wörter oder Namen kann ich im Audioprotokoll später nochmal nachhören oder gezielter nachfragen, wenn ich wirklich keine Ahnung habe, von was gesprochen wurde.

Wichtig! Sobald das Protokoll fertig ist, sollte die Audiodatei zügig gelöscht werden. Sie enthält schließlich firmeninterne Absprachen.

 3. Wer nicht fragt, der nicht gewinnt

Wenn es eine Sache gibt, die ich hier gelernt habe, dann, dass fragen keine Schande ist. Gerade für leicht introvertierte Menschen wie mich, ist es schwer, über den eigenen Schatten zu springen und nachzuhaken. Aber man darf nicht vergessen, dass man der Neuling ist. Und außerdem ein Mensch. Man kann nicht alles wissen und braucht man auch gar nicht. Fragen verhindert Missverständnisse und macht die Arbeit (und das Leben) um einiges leichter. Übrigens muss man nicht immer seine Kollegen befragen. Es gibt ja schließlich noch das Internet. Mir ist erst viel zu spät aufgefallen, dass ich ja Fremdwörter einfach mal googeln könnte.

4. Arbeitsteilung

Ein zweiter Bufdi im Haus kann einem das Leben schon echt erleichtern. Was wäre ich ohne meine liebe Hannah. Wahrscheinlich regelmäßig aufgeschmissen, hahaha.

Es gibt sicherlich tausend Arten, sich das Protokollieren gegenseitig zu erleichtern. Sprich dich da am besten mit deinem Mitbudfi ab und findet eure ganz eigene Strategie. Wir wechseln uns mit dem Protokollschreiben zum Beispiel wöchentlich ab. Es schreiben aber immer beide mit. Dann schicken wir uns die Mitschriften und der Protokollant kann seine eigenen Aufzeichnungen abgleichen. Vier Ohren hören besser als zwei.

5. Korrekturen sind Freunde, keine Feinde

Ist das Protokoll dann geschrieben, bekommt jeder Mitarbeiter eines zugeschickt. Dabei sollte dir bewusst sein, dass du erst einmal nur einen Entwurf aushändigst. Es wird häufig vorkommen, dass trotz aller Mühe, die man sich gibt, immer eine Information durchgerutscht ist oder man Zahlendreher drin hat. Dann bekommt man Korrekturen zurück, die vor dem endgültigen Abspeichern noch eingepflegt werden müssen.

Am Anfang empfand ich jede einzelne Korrektur als Kritik an mir selbst. Heute weiß ich, dass sie mir helfen, meine Arbeit zu verbessern und keine Abwertung dieser sind. Jetzt bin ich über jeden korrigierten Fehler froh. Irren ist menschlich.

5. Ruhig bleiben und tief durchatmen.

Mit der Zeit lernt man auch die anderen Abteilungen besser kennen und man bekommt einen Überblick über die Abläufe im Büro. Irgendwann fällt das Mitschreiben leichter, weil man die Hintergründe kennt. Es ist ein stetiger Lernprozess. Man darf sich nur nicht selbst unter Druck setzen.

Ich hoffe meine, Tipps und Tricks können dir helfen, deinen Bufdi-Alltag etwas zu erleichtern, liebe/r Nachfolger/in. Wie war dein erster Jour Fixe? Alles ganz entspannt oder hat es dich erst einmal genauso erschlagen wie mich?

Bis bald - Annalena